2020/08/23 投稿

職員12名全員をテレワークする際に準備したこと

彩都総合特許事務所 弁理士 佐原 雅史

当社では、約半年間にわたって関係者全員(12名)のテレワーク化に取り組んできました
まず、テレワーク開始前に事前検討した事項について実体験をご紹介します。

在宅勤務用ノートPC及び補助ディスプレイの購入

在宅勤務者に貸与するためのノートPCを急いで購入しました。
ートPCの品切れや配送遅延が心配でしたが、早めに検討したので素早く入手できました。
情報漏洩対策として在宅勤務用ノートPCでは印刷を禁止しました。

結果、自宅では「紙」を印刷して机に置きながら業務ができませんので、全て「画面内」で業務を完結させることになります。
従業員の検証により、ノートPCの1画面では業務スピードが低下することが分かりました。
そこで、途中からノートPCに接続する補助ディスプレイを購入・貸与し、在宅勤務者も画面2台仕様に変更しました。
一つの画面で日常業務を行い、もう一つの画面で、従来は紙だった作業マニュアルをオンラインで閲覧する体制に変更しました。

 

リモート接続体制のセットアップ

オフィスに外部からアクセスするため、ネットワークセキュリティに特化した機器(ファイヤーウォール)を購入し、在宅勤務用ノートPCから会社の各自PCにリモート接続できるようにセットアップしました。
リモート接続を利用すれば、実質的に、会社のPCを動かして全ての業務を行うことが出来ます。

ただし、会社PCが起動している必要がありますので、私自身がオフィスに常駐し各自PCの電源を入れる作業を行っています。

一方、在宅勤務用ノートPCは、会社内の自分のPCにアクセスする目的と、在宅勤務者同士で情報交換するチャット利用に限定しました。
従って、電子メールを含めて業務用のソフトは一切インストールしませんでした。
このようにすると、貸与する在宅勤務用ノートPCに機密データが一切保存されないので、情報漏洩対策になります。

 

テレワークによる情報管理体制、ノートPCの操作方法、WEB会議等の練習会

在宅勤務に入る前に下記開催しました。

  • 在宅勤務中の情報漏洩対策の知識面の説明会
  • ノートPCの操作練習会
  • WEB会議の練習会

会社でテレワークを体験しておくことで、在宅勤務を円滑にスタートできます。

また、出社した従業員と在宅勤務従業員との間でコミュニケーションが取れるように、会社側のPCにマイク&スピーカをセットアップして、在宅勤務者とWEB会議をできるようにしました。

 

業務上の課題の洗い出し

在宅勤務では対応できない業務を洗い出しました。
例えば、代表電話・FAXの受発信、郵便物の受発送、定期的に紙面に印刷しているルーティング業務などがピックアップされました。
これらをどこまでオンライン化できるのか検討しました。
従業員の頑張りもあって、テレワークを開始する前に、紙面を利用していた業務を、電子データ形式にどんどん切り替えてくれました。

 

業務フローや業務システムの更新

オンラインで行う業務量が増えるので、その業務を管理するためのサーバーを導入しました。

 

労務管理方法の説明会の開催

在宅での出退勤管理方法や休憩の取り方等について説明会を開催しました。

その他にも色々と準備すべき事項がありますが、走ってみないと分からないことも実際に多々ありました。
次回は、テレワークをスタートした後に気づいたこと等を紹介したいと思います。

このコラムは協議会メンバーが執筆しています。
情報発信したい方は事務局までお気軽にご連絡ください。