2021/03/19 投稿

変更契約書の作り方※Word形式テンプレート付き

行政書士大森法務事務所 代表 大森靖之

起業家の方々から
「(既に取り交わし済みの)契約書に書いてあることの一部が実態とかけ離れている
「一部だけの変更なのに、契約を一から巻き直す(更改する)のも大変だし、また印紙を貼るのもちょっと嫌だな。。。」
変更契約書を作ってもらえないだろうか」
といったようなご相談がよく寄せられます。

  • 取引基本契約書
  • 業務委託基本契約書
  • 代理店契約書

などの、主に、印紙税法上の継続的取引の基本となる契約書(7号文書)として4,000円の印紙が貼ってある契約書では、取り交わしから時間が経つと、契約書に書いてあることと、取引実態とのアンマッチが発生することがあります。

例えば、

  • 支払条件が月末締めではなく当月20日締めになった
  • 注文の諾否を回答する期間が5日から3日に短縮された
  • 受入検査の基準が変わった

などです。

そのアンマッチを解消しておかないと「契約違反状態」となり、極端な話、相手から損害賠償を請求されてしまうリスクを抱えながらの取引となってしまいます。
どこかのタイミングで、手当てをしておかないと心配です。

手当てをする箇所が、契約書全体の中で一部(イメージ的には2~3条項)に留まる場合には変更契約書(既に存在する契約書の内容を変更するという契約書)を取り交わす方法が考えられます。

ただ、変更契約書では、契約書を一から巻き直すよりは簡単に手当てができるものの、後日、いちいち原契約書(既に存在する契約書)と突き合せないと「契約の実態」が掴みづらいなどのデメリットもあります。
また、後日パッと確認できるように、原契約書と変更契約書を一対にしておくなどの、保管上の工夫も必要です。

蛇足ですが、
「変更契約書ではなく単に『覚書』としても問題ないのか?」
というご質問もよくあります。
こちらについては、どちらであっても効力は変わりません。

※詳しくは、こちらのURL(別コラム)をご参照ください。
覚書だと効力が弱い?知らないと損をすることも。契約書面のタイトルにまつわる誤解

「取引実態と違っている箇所=契約書の変更が必要な箇所」
が多数にのぼる場合には、原契約書は終了させて、やはり一から契約書を巻き直すことを視野に入れるとよいでしょう。

というのも、変更契約書であっても、一定の条件に当てはまれば印紙の貼付が必要です。
※詳しくは、国税庁ホームページのこちらのURL(No.7127 契約内容を変更する文書)をご参照ください。
No.7127 契約内容を変更する文書|国税庁

たいていのケースでは、変更契約書に上記URLでいうところの「重要な事項」が含まれていて、どのみち印紙の貼付が必要になります。
また、契約書を取り交わすという意味では、事務的な手間も一緒です。

以上を踏まえ、「契約書を一から巻き直す」or「変更契約書を取り交わす」はケースバイケースで判断してください。

変更契約書Word形式テンプレートをダウンロード

 

このコラムは協議会メンバーが執筆しています。
情報発信したい方は事務局までお気軽にご連絡ください。